Outils pour utilisateurs
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Les Espaces Numériques de Travail (ENT) : La messagerie
C'est un outil destiné à faciliter la communication entre les individus. La messagerie électronique est basée sur le service postal mais permet d'envoyer des lettres numériques. C'est le 2ème service utilisé sur Internet.
Il existe de nombreuses messageries, Gmail, Outlook, ThunderBird, FreeMail, OrangeMail … Généralement, chaque ENT en possède une d'intégrée. Compétences traitées
Compétences du socle commun :
- D 2.1 - Organisation du travail personnel
- D 2.4 - Outils numériques pour échanger et communiquer
J’ai acquis la compétence si :
- Je connais le principe de fonctionnement des messageries
- Je suis capable de consulter mes messages et répondre correctement si besoin
- Je suis capable de configurer et personnaliser ma messagerie
Généralités
La messagerie (en général)
Elle est la version électronique du courrier postal.
Les échanges ne se font pas en direct (communication asynchrone) mais par l'utilisation d'un serveur de messagerie qui gère les transmissions et stocke les messages si les utilisateurs ne sont pas connectés au service. Il existe des protocoles pour envoyer les messages (SMTP) ou pour en recevoir (POP, IMAP).
Un message doit toujours comporter :
- un expéditeur (adresse mail insérée automatiquement par le service)
- un ou plusieurs destinataire(s)
- une date et un lieu d'envoi (date et adresse IP insérées automatiquement par le service)
- un objet (qui permet de savoir sans l’ouvrir de quoi parle le message)
- un contenu comprenant lui aussi plusieurs parties :
- une formule de politesse d’accueil (ex. Bonjour …)
- le message écrit correctement (ce n’est pas un SMS entre copains)
- une formule de politesse de fin (ex. A bientôt, Cordialement …)
- la signature (nom de l’expéditeur et fonction ou classe pour les élèves)
Adresses mail et destinataires
Les adresses mail sont de la forme : “Identifiant@serveur.domaine1erniveau”. Il existe des règles de limitations officielles et d'autres en fonction des messageries. L'adresse ne doit comporter que des lettres minuscules (sans accent), des chiffres et quelques caractères spéciaux (se limiter à -_.) sans l'espaces.
- l'identifiant est choisi librement par l'utilisateur (ex. jeandupond, j.dupond, jean-dup, jd12 …
- l'arobase '@' est obligatoire et signifie “chez”
- le serveur est celui utilisé pour la messagerie (ex. free, sfr, gmail …)
- un point '.' est obligatoire pour séparer le serveur du domaine de 1er niveau
- les domaines de niveau 1 sont définis par l'AFNIC et sont attribués aux différents serveurs (fr, com, …)
Sur les ENT, les adresses mail sont généralement cachées et les personnes sont identifiées par leur nom. (l'adresse seraient de la forme nom.prenom@entmip.fr).
L'adresse mail de l'expéditeur est automatiquement renseignée par la messagerie.
L'adresse du (des) destinataire(s) peut être mise dans les champs
- destinataire(s) principal(aux) (pour action)
- copie carbone (Cc) pour informer d'autres personnes. (Copie carbone est un terme datant de l'époque des machines à écrire)
- copie invisible (Cci) pour informer des personnes en cachant leur adresse)
La messagerie de l'ENT
Dossiers et fils de discussion
Par défaut, on accède à la liste des messages de la boite de réception. La messagerie comporte différents dossiers :
- Reçu (boite de réception par défaut)
- Envoyé
- Brouillon (messages en attente de validation)
- Corbeille (messages supprimés mais pouvant encore être récupérés)
- Divers dossiers personnels destinés au classement et à l'archivage des messages importants.
Le classement est possible avec les boutons « Ajouter un dossier » et « Ranger ». Des filtres peuvent aussi permettre de les classer automatiquement lors de la réception.
Les messages reçus ou envoyés s’organisent en fil de discussion au fur et à mesure des réponses (un peu comme les SMS sur un smartphone).
Le carnet d'adresse ou les contacts
Lors de la rédaction d'un message, un lien “Assistant destinataire” permet de sélectionner le destinataire à partir d’une liste de contacts située dans une arborescence de personnes ayant un lien avec l'utilisateur.
Il faut déplier les différentes catégories pour arriver aux personnes recherchées et les sélectionner. L'option “Tous” est à proscrire (voir paragraphe suivant).
Lorsque j'ai déjà communiqué avec une personne, son nom c'est enregistré dans “Mes contacts” et il me suffit d'écrire les premières lettres de son nom pour la retrouver.
Il faut faire attention, lorsque le message concerne plusieurs personnes, à ne pas y poster des choses personnelles et sans intérêt pour les autres. Il faut alors ouvrir un nouveau fil de discussion directement avec la personne concernée.
On parle parfois de pollution des boîtes de réception par les messages indésirables ou qui ne vous concernent pas.
Ne pas confondre ces messages avec les “Spam” qui sont des messages intentionnels et commerciaux non sollicités.
Personnalisation
De nombreuses fonctions du service peuvent être paramétrées à partir de la roue dentée situé en haut à droite de la page d'accueil. Dans l'onglet :
“Général” : Personnalisation de sa signature (ex. mettre la matière ou la classe à la suite du nom).
La signature dans un mail reprend la même fonction que l'entête d'une lettre, identifier la personne et la société concernée.
“Carnet d'adresses” : Gestion des contacts enregistrés
“Règles de filtrage” : Classement automatique des messages. Aujourd'hui, le nombre de messages reçus par jour est très important. Il nécessite une hiérarchisation des priorités de traitement et d'archivage.
Pour aller plus loin
Sur wikipédia :
Sur l'ENT :
